Heb je het gevoel dat je altijd bezig bent, maar dingen nooit écht af krijgt? Je begint ergens aan, krijgt een mailtje, belt nog even met een collega en je bent weer een uur verder. Het ergste: aan het eind van de dag heb je weinig voldoening en ben je vermoeider dan je wilt zijn. Dat moet anders kunnen. Schrijver Marc Zao-Sanders belooft in zijn boek Timeboxing de oplossing: “in nog geen maand kun je timeboxing eigen maken en profiteren van de voordelen”.

Bij Salut magazine zijn we altijd op zoek hoe we onze agenda beter kunnen beheren en onze job met onze hobby’s, vrienden en familie kunnen combineren. Is timeboxing zo gemakkelijk toe te passen als de schrijver belooft?

Wat is Timeboxing?

Met timeboxing verplaats je je to-do lijst visueel naar je agenda. Het is een eenvoudige manier om meer grip te krijgen op je tijd (en productiviteit). Het idee is simpel: reserveer specifieke periodes, “time boxes”, voor taken of activiteiten. Tijdens deze toegewezen tijd richt je je volledig op de taak en vermijd je afleidingen.

En dat is handig, want we zitten het merendeel van onze tijd achter de computer met eindeloos werk. We kunnen uit een onbeperkt aantal zaken kiezen om aan te werken. En van zoveel keuzes word je moe. Timeboxing schijnt het tegengif te zijn voor onze alledaagse beslissingsmoeheid.

Je hoeft niet nóg productiever te worden

Wat het meest aanspreekt is de eenvoud en flexibiliteit van de planningstechniek. In plaats van jezelf te verliezen in een eindeloze to-do-lijst, breek je je dag op in beheersbare stukken. En productiviteit is leuk, maar voor ons niet het belangrijkste. Deze planningstechniek helpt om realistisch te blijven in wat je kunt doen op een dag, zonder je te overwerken. Nog redenen om ermee te starten:

• Je doet het al (een beetje): misschien niet bewust, maar de meesten van ons doen al aan timeboxing door afspraken in te plannen in een agenda. En dat werkt, eigen taken inplannen moet dus ook lukken.
• Je krijgt inzicht in wat je doet: doordat je bijhoudt waar je je tijd aan besteed, kun je altijd terugvinden wanneer je aan wat werkte. Geeft je meteen de gelegenheid om te reflecteren en te groeien.
• Je hebt meer controle over je tijd: timeboxing kan ervoor zorgen dat je je minder gestrest voelt en meer de regie in handen hebt.
• Je kunt beter samenwerken: met een gemeenschappelijke agenda (met je collega’s of partner) werkt timeboxen nog beter. Zo kun je op elkaar inspelen en kunnen (werk)relaties verbeteren.
• Je zult zelfzekerder worden: je zult sterker in je schoenen staan omdat je weet dat je het goede doet en de juiste prioriteiten stelt.

Timeboxing heeft buitengewoon brede aantrekkingskracht, van generatie Z-tiktokkers tot drukke ouders, bedrijfsleiders, wereldleiders en beeldenstormers.

Marc Zao-Sanders

Wat plan je in?

De basis van je agenda is je to-do lijst. Hier maak je tijdsvakken voor die je moet of wilt doen en die een beheersbare omvang hebben. Soms moet je taken opsplitsen of bundelen om een tijdvak te vullen. Je agenda zal daarna bestaan uit:

• De timeboxplanningssessie zelf
• Taken
• Reminders (om een mail te sturen, te bellen, cadeau te kopen)
• Vergaderingen voorbereiden
• Reistijd
• Pauzes of lichaamsbeweging
• Terugkerende bijeenkomsten
• Persoonlijke items

Voorbeeldplanning met timeboxing

De kracht van één ding tegelijk doen

“Sommige mensen zijn geschokt als ze voor het eerst een volledig getimeboxte agenda zien. Het lijkt veel om op een dag te doen, maar op elk moment is er maar één ding te doen. Hierin zit de rust en de kracht van één ding tegelijk doen.” schrijft Marc over zijn eigen agenda. Hij zet terugkerende afspraken vast in zijn agenda en vult deze dagelijks aan met zijn prioriteiten. Zo hoef je niet ellendig te schuiven in je week als je onverwachts een mindere dag hebt. Begin klein en breid je planning steeds verder uit.

Ook lezen: Stop met sorry zeggen op je werk

Creëer een fijne werkomgeving

Om goed van start te kunnen gaan en in de juiste mood te komen, pas je best je omgeving op je werkzaamheden aan. Je werkt in de ene omgeving beter aan een bepaalde taak dan de ander. Met bepaalde muziek kun je helderder nadenken, met bepaalde geuren voel je je meer op je gemak en sommige taken werken beter met mensen om je heen. Echte focus nodig? Schakel meldingen uit en leg je gsm even weg.

Plan je creativiteit ook in

Kan dat zelfs? Je creativiteit inplannen? Niet altijd. Wat je wel met zekerheid kunt doen is creativiteit stimuleren door inspiratiemomenten in te plannen. Creëer tijdsblokken om jezelf in te lezen, onderwerpen te bekijken en aantekeningen te verzamelen. Moet je op donderdag een plan schrijven? Plan dan op maandag zo’n inspiratieblok in. Hierdoor heeft je brein een paar nachtjes de tijd om informatie te verwerken en donderdag met goede ideeën te komen.

Meer weten over timeboxing?

Lees het boek Timeboxing van Marc Zao-Sanders.

Het boek is een uitgebreide gids die jou helpt bij deze werkmethode. Het helpt je doelbewust te selecteren wat je wilt doen. Grootheden als Michelle Obama en Albert Einstein tot Bill Gates en Ursula Von Der Leyen zweren bij timeboxing. Dankzij deze methode wordt het makkelijker om prioriteiten te stellen en één ding tegelijk te doen in de tijd die daarvoor nodig is.

^{Beeld bovenaan: cottonbro studio}